MEIN LOGISTIK-BLOG

Haben Sie sich schon einmal in der herausfordernden Aufgabe wiedergefunden, ein Lastenheft so zu gestalten, dass es auf eine einzige DIN A4 Seite passt? Diese Frage mag auf den ersten Blick nach einer simplen logistischen Herausforderung klingen, birgt jedoch tieferliegende Überlegungen.

Häufig erleben Projektleiter nach der Konzeptionsphase eine unangenehme Überraschung. Obwohl ein Lastenheft vorhanden ist, müssen die Kosten nach oben korrigiert werden. Warum? Viele im Konzept beschriebene Prozesse wurden im Lastenheft entweder gar nicht oder nur in Ansätzen berücksichtigt. Neue Definitionen und Klärungen sind erforderlich, und die Realität weicht von den anfänglichen Vorstellungen ab.

Das Lastenheft fungiert als Grundlage für Ausschreibungen und Angebote von potenziellen Partnern. Die Qualität der darin beschriebenen Prozesse spiegelt sich unmittelbar in den erhaltenen Angeboten wider. Ein unvollständiges Lastenheft kann dazu führen, dass die Kosten seitens der Partner nicht im Einklang mit den tatsächlichen Aufwänden stehen.

Die Kunst besteht daher darin, sicherzustellen, dass das Lastenheft jeden relevanten Prozess und jede beteiligte Partei umfassend berücksichtigt. Dieser Prozess basiert auf der gründlichen Analyse der IST-Prozesse und der klaren Definition der neuen Anforderungen, um ein eindeutiges Projektziel zu setzen.

Hier sind fünf grundlegende Tipps für das Schreiben eines guten Lastenhefts:

1. Klare Formulierungen: Vermeiden Sie Fachjargon und technische Begriffe, die nicht eindeutig sind. Formulieren Sie präzise und verständlich.
2. Vollständigkeit: Erfassen Sie alle relevanten Prozesse und Beteiligten, um Missverständnisse und spätere Korrekturen zu vermeiden.
3. Anforderungsanalyse: Identifizieren Sie klare Anforderungen für das Projekt und prüfen Sie anhand der ermittelten IST-Prozesse, ob Änderungen oder komplett neue Prozesse das jeweilige Ziel sind.
4. Realistische Zeit- und Ressourcenschätzungen: Seien Sie realistisch, um Überraschungen während der Umsetzung zu minimieren. Ihr Tagesgeschäft wird während der Projektphase weiterlaufen.
5. Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie das Lastenheft bei Bedarf und sorgen Sie dafür, dass es den aktuellen Anforderungen entspricht.

In der Welt der Projekte ist die Qualität eines Lastenhefts entscheidend für den Erfolg. Klare Formulierungen, vollständige Prozesserfassung und regelmäßige Aktualisierungen sind der Schlüssel, um unerwartete Kosten und Missverständnisse zu vermeiden und ein reibungsloses Projektmanagement zu gewährleisten.